Integritetspolicy för Elmar

Hav Labs AB (organisationsnummer 559609-6676), Stockholm, är personuppgiftsansvarig för Elmar. Du når oss på hej@post.hejelmar.se.

• Om er vuxna: namn, e-postadress, inloggning (Google, Apple i iPhone-appen eller en kod till din e-post), vem som tar en uppgift, dina svar på veckofrågan och på fredagsfrågorna under pilotperioden, vilka dagar du har öppnat Idag (bara dagen, inte vad du gjorde), om du vill ha morgonbrevet, och vilket språk du läser Elmar på om du väljer ett (svenska, engelska eller arabiska). I iPhone-appen dessutom om du vill ha notiser, kvällen innan och i god tid, och för varje telefon där du har sagt ja till dem en kod från Apple som pekar ut appen på just den telefonen.
• Översättningar: läser någon vuxen i familjen ett annat språk än svenska, sparar vi det skolan, förskolan och klubbarna skrev översatt till det språket, så att samma text inte översätts två gånger.
• Om barnen: förnamn, födelseår, det du skriver för att vi ska känna igen barnet i mejl (klass, avdelning, lag), skolans namn för lunchmenyn och vädret, och storlek på kläder och skor om du anger den, med vilka kläder ni har bockat av inför varje säsong, och när barnen brukar vara ute, om ni ändrar eller bekräftar tiderna, för vädret.
• Era källor: vilka appar och klubbar ni använder, och kalenderlänkar ni ger oss.
• Om ni bjuder in klassen eller laget: en länk per kalender, med klassen eller laget som ni skriver. Den som öppnar en klass länk ser bara skolans namn, och ett lags länk bara laget. En familj som går med via den börjar med skolan, klassen och barnets födelseår ifyllda (från ett lag bara laget), och ändrar det som inte stämmer. Ni ser hur många familjer som gått med, aldrig vilka.
• Om ni delar kalendern med länken: bara om ni själva väljer det. Familjerna som använder länken får det som står i kalendern, men aldrig er länk, kalenderns namn eller det som nämner någon i er familj vid förnamn. Sådant som bara gäller ert barn, som ett utvecklingssamtal eller en tid hos skolsköterskan, hålls utanför om ni inte själva väljer att dela det, och ni ser och väljer vad som delas. Slutar ni dela, eller tar bort kalendern, tas det de fått från den bort.
• Om ni har gått med via en länk, eller följer en kalender som någon delat: vilken länk det var, och de extra veckor ni fått. Ni ser inte vem som skickade den, och de ser inte att det var ni.
• Skolans dagar: har ni kopplat in skolans kalender med er egen länk (till exempel InfoMentor) får andra familjer i Elmar med barn på samma skola skolans egna stängda dagar ur den: lov, studiedagar, planeringsdagar och dagar då skolan eller fritids stänger eller stänger tidigare. Bara de dagarna, och aldrig något som nämner någon i er familj vid förnamn eller bara gäller ert barn. De ser aldrig vilka ni är. Vill ni inte dela dem trycker ni "Dela inte skolans dagar" på kalenderns sida, så försvinner de hos de andra direkt. På samma sätt får ni skolans dagar när en annan familj på ert barns skola har kopplat in skolans kalender.
• Lunch från era bilder: skickar ni en bild av skolans eller förskolans matsedel läser vi rätterna och visar dem på barnets lunchkort, i veckans lunch och i morgonmejlet. Har matsedeln datum eller veckonummer kan andra familjer med barn på samma skola eller förskola få se rätterna, men först när någon hos oss har tittat på bilden, och de ser aldrig vilka ni är. Vill ni inte det trycker ni "Dela inte" när ni har skickat bilden eller under veckans lunch, så syns den bara för er. På samma sätt kan ni få lunchen från en matsedel som en annan familj har skickat.
• Det ni skickar: mejl ni vidarebefordrar (med bilagor), skärmdumpar, foton och dokument ni lägger till, och det ni berättar för Elmar med rösten eller i text. Berättar du om dina egna planer, som ett möte eller en tid hos tandläkaren, eller vidarebefordrar ett mejl eller lägger till en skärmdump om en tid du har bokat, lägger Elmar in dem med ditt namn, och de vuxna i er familj ser dem som allt annat i Elmar. Andra familjer ser dem aldrig.
• Det vi läser ut: saker att veta eller göra, med den mening de bygger på, och dina svar när vi frågar om något stämmer.
• Middagar och inköpslistan: vilka middagar ni planerat och lagt in, vilka ni gjort till favoriter eller inte vill ha igen, vilka kvällar som får middag och hur många portioner, era kryss på inköpslistan (köpt och hemma, med mängd och vem som kryssade), egna varor ni lagt till, och ord för sådant ni inte äter. Receptens innehåll kommer från öppna webbsidor och inget av det här skickas någonstans; orden för sådant ni inte äter är ingen allergikontroll. Veckans uppgifter tas bort efter nio veckor.
• Driftuppgifter: att ett morgonmejl gått ut, vad varje läsning kostar oss (antal tecken, inte innehåll), och vilka förslag på Idag i iPhone-appen ni har sagt nej till, sett eller öppnat, så att Elmar inte frågar om samma sak för ofta. Och vilken notis eller vilket mejl från Elmar som gick till vem, om vad och när (inte vad det sa), så att vi kan se om ni fick veta i tid.
• Det du säger till oss med Hjälp Elmar bli bättre: det du skriver eller talar in och skärmdumparna du lägger till. Under piloten också vilken sida i Elmar du var på, en bild av den sidan (om du inte tar bort den innan du skickar), appens version och telefonens system. Det läser bara vi som bygger Elmar, för att göra Elmar bättre; Claude läser det inte.

Anmäler du intresse på hejelmar.se går det du skriver (e-postadress, kommun, vilka appar ni får information i och det du vill berätta) som ett mejl till oss, precis som ett mejl till hej@post.hejelmar.se, och sparas inte i Elmar.

Vi ber aldrig om personnummer, lösenord till skolans appar eller foton på barnen. Ett mejl från skolan kan ändå innehålla sådant som hälsa; vi läser ut vad du ska göra, inte diagnosen, och mejlet raderas efter 90 dagar.

För att ge er en lugn överblick: vad som händer idag och snart, vad som behöver er, och var det står. Inget annat. Vi säljer inte uppgifter, visar ingen reklam och fattar inga beslut om barnen.

• Allt lagras hos Supabase i Stockholm (EU).
• Appen körs på Vercel med funktioner i Stockholm.
• Mejl tas emot och skickas via Mailgun i EU.
• Supabase, Vercel och Mailgun är företag utanför EU (i Singapore och USA). Uppgifterna ligger i EU, men om deras personal behöver komma åt dem, till exempel för support, skyddas det av EU:s standardavtalsklausuler i deras biträdesavtal.
• För att läsa det ni skickar (mejl med bilagor, skärmdumpar, foton, dokument och det du berättar för Elmar) använder vi Anthropics AI-modell Claude. Det skickas till Anthropic tillsammans med barnens förnamn, födelseår och det ni skrivit om dem (klass, avdelning, lag), och Anthropic kan behandla det utanför EU. När du berättar något skickas också ditt namn, namnen på de vuxna i er familj och era pågående rutiner med (vem som gör vad, vilken dag, när, hur länge och var), så att Elmar vet vems en plan är och du kan ändra eller stoppa en rutin genom att säga det. Med mejl skickas namnen på de vuxna i er familj med, så att Elmar vet vems en bokad tid är. Med bilder skickas också namnen på de vuxna i er familj och ditt namn, eftersom det är du som lagt till dem, av samma skäl, och namnet på appen du sagt att de kommer från, eller, om du varken sagt varifrån de kommer eller vem de gäller, namnen på era appar och för vilka barn ni använder dem. Anthropic får inte använda era uppgifter för att träna sina modeller, och raderar dem inom 30 dagar. Överföringen skyddas av Anthropics personuppgiftsbiträdesavtal med EU:s standardavtalsklausuler.
• För att översätta det skolan skrev till ditt språk använder vi också Claude, på samma villkor: bara de texter vi visar, utan mejlet runt dem, er familjs namn eller någons adress.
• Väljer du Bara vissa händelser för en kalenderlänk läser Claude kalenderns händelser mot det du skrivit, på samma villkor: händelsens rubrik, beskrivning, plats och tid på dagen som de står i kalendern, utan datum eller länk. Vi sparar svaret per händelse tills det har varit oanvänt i 90 dagar, så att samma händelse inte läses två gånger, och det som lämnas ute tills 30 dagar efter att det har varit.
• När du talar in något använder din webbläsare telefonens egen taligenkänning (Googles i Chrome, Apples i Safari), och Elmars iPhone-app Apples taligenkänning, i telefonen när den klarar ditt språk där. Ljudet går dit, inte till oss; vi får bara texten, som du ser och kan ändra innan du skickar.
• Loggar du in med Google eller, i iPhone-appen, Apple, får vi din e-postadress från dem, och från Google även ditt namn och din profilbild. Ditt förnamn blir ditt namn i familjen när du skapar den, så att du slipper skriva det (du kan ändra det där); profilbilden använder vi inte. Apple ger oss ditt namn bara första gången du loggar in i Elmar med Apple, och bara om du låter det vara med, och då gör vi likadant. Döljer du din e-post för Apple får vi i stället en adress hos Apple som skickar vidare till din; kontot med den adressen tas bort när du har kopplat Apple till er familj.
• Notiser i iPhone-appen går via Apples tjänst för notiser. En notis säger vad som gäller och för vilket barn (förnamnet), till exempel "Ta med inneskor · Leo · Idag 08:30", eller att Elmar har läst det du skickat. Sådant som kan vara personligt, som ett utvecklingssamtal eller en tid hos skolsköterskan, står bara som "Något du ser i Elmar". Apple kan behandla notisen utanför EU. Du stänger av notiserna i Familjen eller i iPhonens inställningar.
• Lunchmenyer hämtas från skolmaten.se med skolans namn, från Matilda eller Mashie med numret på menyn som skolans kök lägger ut där, eller från skolans egen webbplats. Lägger skolan ut menyn som bild eller PDF läser Claude den. Inga personuppgifter följer med.
• Vädret hämtas från SMHI för en punkt nära skolan, avrundad till ungefär en kilometer. Inga namn och inget om er följer med.
• När du trycker "Begagnat" vid barnens kläder öppnar din webbläsare en sökning på Vinted, med plagget och storleken (till exempel "vinteroverall 116") och Vinteds egna filter: barnkläder, mycket bra skick, nyast först och, om du inte väljer alla märken, märken som brukar hålla. Vi skickar inget om er till Vinted och får inget från dem.

Under pilottestet kan Alexander se de saker Elmar är osäker på, tillsammans med det de bygger på (mejlet, bilderna eller det du berättat), för att rätta fel. Det står i samtycket som var och en av er ger när ni loggar in.

• Mejl, bilagor, skärmdumpar, foton, dokument och det ni berättat: 90 dagar, sedan raderas de automatiskt.
• Händelser från kalenderlänkar: 30 dagar efter att de ägt rum.
• Översättningar: 90 dagar. Ditt språk: så länge du finns hos oss.
• Koden för en telefon: tills du loggar ut, stänger av notiserna eller tar bort appen. En notis ligger hos Apple bara tills den har kommit fram, och högst till slutet av dagen den gäller.
• Storlekar på kläder och skor: så länge barnet finns hos oss. Vilka kläder ni bockat av gäller en säsong i taget.
• Det vi läst ut och era svar: så länge er familj finns hos oss. Dina egna planer: tills du tar bort ditt konto.
• En länk för att bjuda in klassen eller laget: så länge barnet den gäller finns hos oss.
• En kalender som delas med andra familjer: så länge ni delar den. Det de fått från den raderas när ni slutar.
• Skolans dagar från andra familjer: de kommande dagarna så länge någon familj på skolan delar dem. Dagar som redan börjat ligger kvar som era andra saker.
• Matsedlar från era bilder: lika länge som bilden de lästes ur, 90 dagar.
• Vilka förslag på Idag ni sett, öppnat eller sagt nej till: 60 dagar, ett nej tills det slutar gälla.
• Vilken notis eller vilket mejl som gick till vem: 90 dagar.
• Ditt konto: tills du tar bort det under Ditt konto, i appen eller på webben. Då försvinner ditt namn, din adress, din inloggning och dina inställningar direkt, och familjen finns kvar för de andra som har loggat in. Det du har lagt till för familjen, som skärmdumpar och svar, finns kvar hos den utan ditt namn. Är du den enda som har loggat in försvinner hela familjen med ditt konto. Loggarna över inloggningar hos Supabase och över mejl vi skickat hos Mailgun rensas inom en vecka.
• Allt: när ni ber oss ta bort familjen, eller när den sista av er som har loggat in tar bort sitt konto. Säkerhetskopior hos Supabase försvinner inom deras lagringstid därefter.

Webbplatsen räknar själv hur den används, så att vi ser vad som fungerar: vilken sida som öppnas, vilken webbplats besökaren kom från (bara dess namn, till exempel facebook.com) eller vilken kampanj länken hade, om skärmen är en telefon, en surfplatta eller en dator, hur långt ner på sidan man kommer, vad man klickar på och hur länge sidan är framme. Det skickas till Elmar och till ingen annan.

• Inga kakor, och inget sparas i din webbläsare. Varje sidvisning får ett slumpat nummer som glöms när sidan stängs, så vi kan inte känna igen dig en annan dag eller på en annan sida.
• Vi sparar inte din IP-adress eller vilken webbläsare eller telefon du har. För att räkna hur många olika som besöker webbplatsen under ett dygn gör vi om dem till en kod med ett slumpat tal som byts varje dygn och sedan raderas. Efter dygnet kan ingen, inte heller vi, koppla koden till dig, så samma person två dagar räknas som två besökare.
• Har du slagit på Do Not Track eller Global Privacy Control i webbläsaren räknas du inte alls.
• Siffrorna sparas i 13 månader och används bara för att göra webbplatsen bättre.

Du kan ta bort ditt konto själv under Ditt konto, få ut allt vi har om er familj, rätta det som är fel ("Rätta" finns på varje sak), be oss radera familjen helt, och invända mot hur vi behandlar uppgifterna. Skriv till hej@post.hejelmar.se, så svarar vi inom en månad. Du kan också klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

Vi behandlar era uppgifter för att kunna ge er tjänsten ni bett om (avtal). Under pilottestet ber vi var och en av er om samtycke till att en person hos oss granskar osäkra läsningar, till att vi sparar era rättelser som testfall och till att han ser vilka dagar ni öppnar Elmar (inte vad ni gör); samtycket kan tas tillbaka när som helst. Uppgifter om andra personer som nämns i det ni skickar, som skolans mejl eller en skärmdump från en app, behandlar vi med stöd av vårt berättigade intresse av att läsa det, utan att läsa ut något om dem. Att skolans dagar ur er kalender visas för andra familjer på skolan gör vi också med stöd av berättigat intresse: det är skolans schema, inte uppgifter om er, och ni kan stänga av det när som helst. Detsamma gäller en matsedel ni skickat som bild: det är skolans matsedel, någon hos oss tittar på den först, och ni kan stänga av det. Besöken på hejelmar.se räknar vi med stöd av vårt berättigade intresse av att veta hur webbplatsen fungerar, utan att kunna se vem någon är.

När vi lägger till en ny tjänst, en ny typ av uppgift eller ett nytt syfte uppdaterar vi den här texten och säger till i appen.